Ochrona informacji poufnych ma kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności gospodarczej. Mowa tu o informacjach handlowych, finansowych, organizacyjnych, planach i strategiach rozwoju firmy, marketingu, bazach danych klientów i kontrahentów czy też informacjach o produktach i usługach. Dlatego w praktyce bardzo często zawierane są umowy o zachowaniu poufności (tzw. non-disclosure agreement – NDA).
Czym jest NDA?
NDA (z ang. Non-Disclosure Agreement) to umowa o zachowaniu poufności. Ma ona na celu ochronę informacji o kluczowym znaczeniu dla jednej ze stron, takich jak tajemnice przedsiębiorstwa, know-how, dane finansowe, strategie marketingowe, czy inne informacje, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić interesom jednej ze stron. NDA powinno określać dokładnie, jakie informacje są uważane za poufne i jakie środki należy podjąć, aby chronić je przed nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem lub przekazaniem osobom trzecim.
Z kim warto zawierać umowy o zachowaniu poufności?
- Pracownicy
Każdy pracownik, który ma dostęp do wrażliwych informacji, takich jak strategie marketingowe, dane finansowe czy plany rozwojowe, powinien podpisać umowę NDA. To zapewnia, że nieujawnienie informacji stanie się ich prawnym zobowiązaniem. Należy jednak pamiętać, że w stosunku do osób będących w stosunku pracy pewne ograniczenia w zakresie kształtowania zasad odpowiedzialności wynikają z przepisów prawa pracy
- Zleceniobiorcy i wykonawcy
W przypadku współpracy z zewnętrznymi firmami, które mają dostęp do danych, np. dostawcy usług IT lub firmy marketingowe, umowa NDA zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym ujawnieniem informacji.
- Kontrahenci
W przypadku nawiązania współpracy w ramach działalności także warto zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa.
- Potencjalni inwestorzy i partnerzy biznesowi
Przy rozmowach dotyczących współpracy lub inwestycji, warto zabezpieczyć się umową NDA, aby uwzględnić ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.
NDA – na co uważać?
Podpisując umowę o zachowaniu poufności należy zwrócić uwagę na precyzyjne określenie zakresu chronionych informacji, czas obowiązywania umowy oraz skutki jej naruszenia.
1. Definicja informacji poufnych:
Umowa powinna jasno i jednoznacznie definiować, jakie informacje podlegają ochronie poufności. Nie należy stosować zbyt szerokich definicji, które mogłyby ograniczać swobodę działania.
2. Czas obowiązywania:
Najlepiej, aby umowa była zawarta na czas oznaczony, dostosowany do charakteru współpracy. Umowa może przewidywać, że obowiązek zachowania poufności będzie trwał również po zakończeniu relacji biznesowych.
3. Sankcje za naruszenie umowy:
Należy wyraźnie określić konsekwencje naruszenia umowy, np. kary umowne, odszkodowania, czy też prawo odstąpienia od umowy. Wysokość kar umownych powinna być adekwatna do charakteru naruszenia.
4. Ochrona danych:
Umowa może określić, jakie środki należy podjąć w celu zapewnienia fizycznej i elektronicznej ochrony danych. Należy określić, kto ma dostęp do informacji poufnych i w jakim zakresie. Umowa może zakazywać kopiowania informacji bez zgody strony ujawniającej. Umowa może przewidywać, że po zakończeniu obowiązywania umowy, nośniki danych zawierające informacje poufne zostaną zwrócone stronie ujawniającej.
Dlaczego warto stosować NDA?
NDA nie tylko chroni tajemnice przedsiębiorstwa, ale również buduje profesjonalizm w relacjach biznesowych. Łatwiej jest negocjować z partnerami, mając pewność, że tajemnice nie wydostaną się poza obręb współpracy. W przypadku naruszenia umowy, możliwe jest dochodzenie swoich praw na drodze prawnej, co stanowi dodatkowy element odstraszający dla potencjalnych nadużyć.
Podsumowując, umowa NDA jest niezbędnym narzędziem dla spółek i innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Warto zainwestować czas w jej stworzenie i odpowiednie wdrożenie, aby zabezpieczyć swoje interesy i chronić tajemnice handlowe.
maj, 2025
